Zpracování osobních údajů

Smluvní strany:

a

(dále jako „zpracovatel”)

(správce a zpracovatel společně jako „smluvní strany” a každý z nich samostatně jako „strana”) uzavřely v souladu s ustanoveními §6 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů”) a NAŘÍZENÍM EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

(Dále jen GDPR)

níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto Smlouvu o zpracování osobních údajů (dále jen „smlouva”).

Preambule

(A) Zpracovatel uzavřel se správcem dne ___________ Smlouvu o vedení účetnictví a mzdové agendy číslo _________ (dále jako „Smlouva o vedení účetnictví a mzdové agendy“), na jejímž základě bude zpracovatel zpracovávat osobní údaje poskytnuté správcem.

(B) Smluvní strany mají zájem upravit práva a povinností stran při zpracování osobních údajů podle § 6 zákona č. 101/2000 Sb a za tímto účelem uzavírají tuto smlouvu.

Článek I
Definice a výklad smlouvy

1.1 Není-li v této smlouvě uvedeno jinak, mají definovaná slova a spojení vyskytující se ve smlouvě dále uvedený význam:

a) „důvěrné informace” zahrnují informace označené za důvěrné jednou stranou, případně označené jako důvěrné v této smlouvě,

b) „občanský zákoník” znamená zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění,

c) „zákon o ochraně osobních údajů” znamená zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,

d) „Smlouva o vedení účetnictví a mzdové agendy” znamená smlouvu uzavřenou mezi zpracovatelem a správce.

1.2 Pro výklad smlouvy platí následující pravidla:

a) odkazy na „články” a „odstavce” se vykládají jako odkazy na příslušné články a odstavce smlouvy,

b) odkazy na „osobu” nebo „stranu” se vykládají tak, že se vztahují na jakoukoli fyzickou osobu, právnickou osobu, společnost, vládu, stát, organizační složku státu, společný podnik, spolek nebo sdružení (se samostatnou právní subjektivitou nebo bez ní),

c) pojmy definované ve smlouvě v množném čísle mají shodný význam i v jednotném čísle a naopak,

d) nadpisy jsou ve smlouvě použity pouze pro přehlednost a pro výklad jejích ustanovení nemají žádný význam.

Článek II
Předmět smlouvy

2.1 Předmětem této smlouvy je závazek zpracovatele zpracovávat pro správce osobní údaje, k nimž získá zpracovatel přístup při poskytování služeb podle Smlouvy o vedení účetnictví a mzdové agendy.

Článek III
Prohlášení správce

3.1 Správce prohlašuje, že je správcem osobních údajů podle příslušných ustanovení zákona o ochraně osobních údajů.

3.2 Správce prohlašuje, že osobní údaje jsou správcem získávány a zpracovávány v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů, jsou přesné, odpovídají stanovenému účelu a jsou v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu.

3.3 Správce dále prohlašuje, že je oprávněn pověřit zpracovatele ke zpracovávání osobních údajů ve smluvně stanoveném rozsahu, za smluvně stanoveným účelem a na dobu ve smlouvě stanovenou.

Článek IV
Zpracování údajů

4.1 Správce opravňuje zpracovatele po dobu účinnosti Smlouvy o vedení účetnictví a mzdové agendy ke zpracování osobních údajů správce v souvislosti s plněním povinností podle Smlouvy, a to v následujícím rozsahu:

- příjmení,
- pohlaví,
- bydliště,
- rodné číslo,
- datum narození,
- vzdělání,
- telefon,
- email,
- data rodinných příslušníků
- a všechny ostatní nutné pro zabezpečení personální a mzdobé agendy.

4.2 Osobní údaje specifikované v odstavci 4.1 tohoto článku je zpracovatel oprávněn zpracovávat za účelem: a) vedení účetnictví správce a personálně-mzdové agendy správce.

4.3 Zpracovatel bude zpracovávat osobní údaje zejména shromažďováním a předáváním, a to manuálně v listinné podobě a ukládáním na nosiče.

Článek V
Práva a povinnosti stran

5.1 Správce se zavazuje poskytnout zpracovateli součinnost nezbytnou pro plnění této smlouvy a zajistit všechny technickoorganizační podmínky, které jsou nezbytně nutné pro plnění předmětu této smlouvy. Správce je zejména povinen v případě, že pro plnění povinností zpracovatele podle této smlouvy jsou nutné jakékoli písemné podklady, předat tyto podklady zpracovateli bez zbytečného odkladu poté, co o to bude zpracovatelem požádán.

5.2 Informační povinnost podle ustanovení § 11 a § 12 Zákona o ochraně osobních údajů ve vztahu k subjektům údajů, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány podle této smlouvy, bude plněna správcem, nedohodnou-li se smluvní strany jinak.

5.3 V případě, že žádost subjektu údajů podle ustanovení § 21 odst.1 zákona o ochraně osobních údajů určená správci je shledána oprávněnou, zavazuje se správce odstranit neprodleně závadný stav.

5.4 Nastane-li z jakéhokoli důvodu (např. z důvodu legislativních změn, rozhodnutí státního orgánu apod.) nutnost změny dohodnutých pravidel při plnění předmětu této smlouvy, zavazuje se správce neprodleně o této skutečnosti zpracovatele informovat. Smluvní strany jsou povinny v takovém případě zahájit jednání o změně této smlouvy.

5.5 Zpracovatel je povinen postupovat při poskytování plnění podle této smlouvy v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů, s odbornou péčí, řídit se pokyny správce a jednat v souladu se zájmy správce. Zpracovatel je povinen upozornit správce písemně, bez zbytečného odkladu na případnou nevhodnost pokynů správce či na jejich rozpor s platnými právními předpisy či povinnostmi vyplývajícími pro správce z platných právních předpisů nebo rozhodnutí soudů, rozhodčích orgánů či správních orgánů.

5.6 Zpracovatel se zavazuje:

a) zpracovávat pouze osobní údaje v podobě přesně tak, jak je získá od správce,

b) zpracovávat pouze osobní údaje odpovídající stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu,

c) zpracovávat osobní údaje v souladu s účelem, ke kterému byly shromážděny,

d) zpracovávat osobní údaje pouze otevřeně,

e) nesdružovat osobní údaje, které byly získány, k rozdílným účelům,

f) uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování.

5.7 Zpracovatel je dále povinen zajistit přiměřené technické a organizační zabezpečení ochrany osobních údajů a přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, zpracování, jakož i k jinému zneužití těchto osobních údajů.

5.8 Zpracovatel se zavazuje chránit osobní údaje před přístupem neoprávněných osob zamezením přístupu neoprávněných osob do prostor, v nichž zpracovatel poskytuje své služby v souladu se smlouvou.

5.9 Zpracovatel se zavazuje neposkytnout bez předchozího písemného souhlasu správce třetím osobám osobní údaje, které obdržel od správce, ani je jinak nezneužít.

5.10 Zpracovatel se zavazuje zajistit mlčenlivost svých zaměstnanců, kteří při výkonu své činnosti přicházejí do styku s osobními údaji podle této smlouvy, v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů.

5.11 Zpracovatel se zavazuje, že ochrana osobních údajů poskytnutých správcem bude zajištěna v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů.

5.12 Zpracovatel se zavazuje umožnit správci provedení kontroly technického a organizačního zabezpečení ochrany osobních údajů a neveřejných informací shromážděných a zpracovávaných podle této smlouvy, kdykoliv v pracovní den mezi 10. a 16. hodinou, a to na základě předchozího oznámení správce 10 (deset) pracovních dní před danou kontrolou.

5.13 V případě nesplnění kterékoliv povinnosti sjednané v článku V této smlouvy je strana, která povinnost porušila, povinna uhradit druhé straně smluvní pokutu ve výši 20.000 Kč ”- (slovy dvacet tisíc korun českých), a to do 14 (čtrnácti) dnů ode dne doručení písemné výzvy k jejímu zaplacení. Tímto ustanovením není dotčena povinnost k náhradě škody, a to včetně škody přesahující smluvní pokutu.

Článek VI
Rozhodné právo a řešení sporů

6.1 Tato smlouva a veškeré dodatky k ní se řídí právními předpisy České republiky, zejména ustanoveními občanského zákoníku, a budou vykládány v souladu s nimi.

6.2 Smluvní strany vynaloží veškeré úsilí, aby všechny spory, které případně vyplynou z této smlouvy nebo v souvislosti s ní, byly urovnány především oboustrannou dohodou.

6.3 Všechny spory vznikající z této smlouvy a v souvislosti s ní budou rozhodovány s konečnou platností u Rozhodčího soudu při Hospodářské komoře České republiky a Agrární komoře České republiky podle jeho řádu jedním rozhodcem jmenovaným předsedou Rozhodčího soudu.

Článek VII
Salvátorská klauzule

7.1 Bude-li kterékoli ustanovení této smlouvy shledáno příslušným soudem nebo jiným orgánem neplatným, neúčinným nebo nevymahatelným, bude takové ustanovení považováno za vypuštěné z této smlouvy a ostatní ustanovení této smlouvy budou nadále trvat, pokud z povahy takového ustanovení nebo z jeho obsahu anebo z okolností, za nichž bylo uzavřeno, nevyplývá, že je nelze oddělit od ostatního obsahu této smlouvy. Smluvní strany v takovém případě bez zbytečného odkladu uzavřou takové dodatky k této smlouvě, které umožní dosažení výsledku stejného, a pokud to není možné, pak co nejbližšího tomu, jakého mělo být dosaženo neplatným, neúčinným nebo nevymahatelným ustanovením.

Článek VIII
Závěrečná ustanovení

8.1 Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu všech smluvních stran. Tato smlouva je uzavřena na dobu neurčitou.

8.2 Tato smlouva může být ukončena jedním z následujících způsobů:

a) písemnou dohodou,

b) písemnou výpovědí kterékoliv ze smluvních stran doručenou druhé straně s výpovědní dobou tři měsíce, která počne běžet od prvního dne kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé straně;

c) písemným odstoupením některé ze smluvních stran s okamžitou účinností v případě podstatného porušení povinnosti podle této smlouvy druhou stranou.

8.3 Odstoupení od smlouvy musí být písemnéé a nabývá účinnosti dnem doručení druhé straně. Odstoupení od smlouvy se nedotýká nároku na zaplacení smluvní pokuty, úroků z prodlení, popř. nároku na náhradu škody. Odstoupením od smlouvy nebo zánikem práv a povinností z této smlouvy vyplývajících z jakéhokoliv jiného důvodu nevzniká smluvním stranám povinnost vrátit uhrazené smluvní pokuty či úroky z prodlení, na něž smluvním stranám vznikl nárok v době účinnosti této smlouvy.

8.4 Tato smlouva dále zaniká dnem zániku Smlouvy o vedení účetnictví a mzdové agendy.

8.5 Smluvní strany se dohodly, že v případě zániku smlouvy si vzájemně vypořádají veškeré pohledávky a dluhy do 30 (třiceti) dnů ode dne zániku smlouvy. Zpracovatel je povinen provést likvidaci osobních údajů, které mu byly poskytnuty na základě této smlouvy.

8.6 Veškeré změny a doplnění této smlouvy vyžadují dohodu všech smluvních stran a formu číslovaného písemného dodatku řádně podepsaného oprávněnými osobami obou smluvních stran k podpisu této smlouvy, s výjimkou změn kontaktních údajů. K platnosti dodatku této smlouvy se vyžaduje dohoda o celém jeho obsahu. Učinění jakékoli změny v návrhu dodatku se považuje za jeho nepřijetí.

8.7 Tato smlouva je vyhotovena a podepsána ve 2 (dvou) shodných vyhotoveních v jazyce českém, z nichž každá ze smluvních stran obdrží po 1 (jednom) vyhotovení.

8.8 Smluvní strany prohlašují, že si tuto smlouvu před jejím podpisem přečetly, že byla sepsána podle jejich svobodné a vážně míněné vůle, nikoli v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek, na důkaz čehož připojují své podpisy.

8.9. Povinnost uzavřít smlouvu o zpracování osobních údajů zákon stanoví v případech, kdy dochází k předání osobních údajů správcem zpracovateli za účelem jejich zpracování.

8.10. Zákon o ochraně osobních údajů v § 6 stanoví, že smlouva o zpracování osobních údajů mezi správcem a zpracovatelem musí být uzavřena v písemné podobě.